Ibovespa Peers Consulting: Otimizando as decisões entre os modelos de trabalho
Implementado às pressas em decorrência da covid 19, o Home Office trouxe diversas dificuldades às empresas devido à falta de preparo.
De acordo com a pesquisa “Gestão de Pessoas na Crise Covid-19”, 67% das companhias relataram dificuldades em implantar o home office em suas rotinas – número compreensível quando entendemos que o modelo já havia sido utilizado timidamente por algumas empresas, mas nunca nas dimensões que foram requeridas.
Para que conseguissem continuar suas operações e Back Office, negócios precisaram correr contra o tempo para disponibilizar equipamentos e tecnologia a seus colaboradores, bem como ajustar suas rotinas de trabalho.
Além dos desafios de logística, surgiam também as preocupações relacionadas ao colaborador como indivíduo e como membro de equipe.
Questões como saúde mental, dificuldade de criar laços e executar trabalhos em equipe de maneira eficaz e fluida também fizeram parte das discussões. Pesquisa desse ano do Instituto Ipsos mostrou que a saúde mental dos brasileiros na pandemia piorou em 53%.
Passada a fase inicial e com mais maturidade por parte das empresas e colaboradores, aprendemos que o home office é um modelo viável e que, quando bem empregado, pode proporcionar mais produtividade e qualidade de vida.
Segundo uma pesquisa realizada pela Robert Half, 42% dos profissionais dizem perceber redução nos níveis de estresse decorrentes do deslocamento, fator que podemos atribuir principalmente aos grandes centros urbanos. Ainda, 86% dos profissionais entrevistados declaram que gostariam de trabalhar remotamente com mais frequência.
Ao mesmo tempo, também aprendemos que as interações entre equipes e pessoas, presencialmente, são peças poderosas na manutenção e propagação da cultura da empresa, impactando também a própria qualidade de vida.
Oportunidades para estreitar relações de trabalho, seja em momentos de pausa ou até no tão esperado Happy Hour após o expediente, têm deixado uma lacuna nas relações interpessoais corporativas.
Além disso, quem não precisou marcar uma reunião de 30 minutos para resolver um problema que poderia ter sido solucionado com uma ida à mesa do colega em 5 minutos?
Além das dificuldades trazidas pela falta de contato presencial, outros problemas foram apontados na pesquisa realizada pela Robert Half, como jornadas mais longas e dificuldade de separar vida pessoal e profissional.
Com uma visão mais ampla do contexto geral, empresas vêm buscando avaliar modelos que apresentam sinergia com a sua estratégia a partir do avanço da vacinação e retorno aos escritórios.
Esses modelos podem ser: 100% presencial com todas as áreas voltando a trabalhar diária e presencialmente nos escritórios, 100% remoto, seguindo o modelo que estamos utilizando no momento de pandemia, ou o tão comentado modelo híbrido.
O modelo híbrido de trabalho contempla algumas possibilidades, desde funcionários que trabalham presencialmente e remotamente com variações diárias ou semanais, até divisões por grupos que trabalham presencialmente e grupos que trabalham remotamente.
Empresas grandes, como o Twitter e o Facebook, já têm tomado algumas decisões rumo a essa flexibilidade – em agosto de 2021, o Twitter anunciou que seus funcionários poderiam escolher trabalhar remotamente se quiserem, por período indeterminado. Mark Zuckerberg, CEO do Facebook, já declarou publicamente que até 50% dos funcionários poderão trabalhar remotamente nos próximos cinco a dez anos.
É natural e esperado que a decisão pelo melhor modelo de trabalho dependa tanto da estratégia da empresa quanto do perfil de colaborador de cada área, mas é de extrema importância que, dependendo da decisão tomada, haja uma estruturação inicial para que a experiência seja o mais agradável e eficaz para ambos os lados.
Na hora de pensar e planejar essa estruturação do melhor modelo para o seu negócio, indo desde sua definição até a implantação, é importante ter alguns direcionais em mente.
Partindo de seu plano estratégico referente à gestão de pessoas e negócios, a empresa pode utilizar algumas perguntas para direcionar a melhor decisão de modelo. Seguir com o modelo híbrido, totalmente presencial ou totalmente remoto?
Se híbrido, qual a porcentagem desejada de funcionários presentes no escritório? Todas as áreas necessitam voltar ao escritório? É possível montar mais de um modelo estratégico? Qual o modelo ideal para continuar trazendo resultados e reter e atrair talentos? Como cada um desses modelos afeta meu orçamento e pode beneficiar meu negócio?
A partir do direcional macro estratégico, com o modelo desejável da empresa, algumas análises e preparações devem ser realizadas.
Pensando primeiramente na alocação de times em cada modelo, é importante avaliar tanto o apetite de seus colaboradores quanto a tipologia de trabalho em cada área, uma vez que as necessidades de estar presencial ou remoto variam muito entre níveis de tarefas estratégicas e operacionais. Enquanto a área de vendas tende a estar alocada presencialmente com maior frequência por direcionar suas atividades na percepção de valor com o cliente, uma área de business analytics tende a ter maior flexibilidade para o trabalho remoto por trabalhar com dados e análises.
Outro ponto importante é o modelo de encontro. Anteriormente nos deparávamos muito com pessoas da mesma área realizando rotação de home office para sempre “ter a área presente”. Hoje sentimos a necessidade de estreitar relações humanas e cultura e, para isso, um modelo que leve a equipe em conjunto pode ser melhor. Por isso é importante avaliar o motivo do meu encontro no escritório e direcionar qual abordagem será seguida.
Questões práticas também fazem parte dessa decisão, como a capacidade física do prédio. A partir do direcionamento estratégico e de alocação dos times, devem ser estimadas a capacidade e utilização do prédio, bem como os custos atrelados a cada um dos modelos.
Outra questão importante é a infraestrutura concedida ao colaborador. Questões como internet, mesa, cadeira e computador devem ser levadas em conta durante as decisões e implantação dos modelos. Como eu garanto as mesmas condições de trabalho para os times que estarão em casa?
É crucial se perguntar também sobre o modelo do escritório. Qual será o objetivo da utilização do prédio? Será para utilização de atividades rotineiras ou deverá ser utilizado majoritariamente para troca de conhecimento e inovação?
Serão utilizados lugares fixos para cada área ou um escritório colaborativo e dinâmico, como o da Lego? Haverá salas de reuniões ou somente mesas para trabalho e ambientes menores para reuniões via ligações? É necessário pensar nessas respostas para que se estruture o ambiente de acordo com o objetivo esperado.
Com equipes distintas trabalhando em ambientes distintos, é muito importante que haja uma metodologia de trabalho alinhada de maneira cross.
Além de definir muito bem o método de trabalho e comunicação, aprendemos com a pandemia como devemos estar preparados para agir de forma rápida às mudanças, se tornando crucial que a empresas estejam buscando se capacitar e preparar seus times em metodologias ágeis, trazendo rotinas, gestão à vista e agilidade em mudanças.
Por fim, é preciso implantar e realizar uma boa gestão da mudança de todas as decisões tomadas anteriormente. É de extrema importância considerar réguas de comunicações e trazer clareza e transparência sobre todo o processo.
Estamos falando não só de uma mudança de forma de trabalho, mas na volta à rotina “normal” pós cenário pandemia. Junto à comunicação é importante ter sempre uma política de boas práticas para esse momento, pensando em como devemos trabalhar de forma mais produtiva e com qualidade de vida nesse formato que será novo para grande parte das empresas.
Além da flexibilidade e bem-estar para os colaboradores, a empresa deve entender o momento como uma oportunidade orçamentária. Devemos ter um estudo do impacto de cada modelo olhando, principalmente, as linhas de folha, benefícios e Infraestrutura.
Muitas empresas tinham contratos fechados para vale refeição e não conseguiram flexibilizar durante a pandemia. Não seria o momento de uma avaliação vislumbrando o futuro mais flexível? Para o caso de folha, haveria espaço para remunerações diferenciadas para cada tipo de trabalho?
É necessário permanecer com os mesmos prédios atuais? Já não é o momento de repensar contratos atuais? São questões que foram levantadas ao longo da pandemia e que agora não devem mais ser postergadas.
O modelo de Home Agile deve ser pensado com muita estruturação, mesmo que vá sofrer alterações naturais ao longo do caminho.
Estamos voltando de um período turbulento, com impacto tanto na saúde física quanto mental de nossos colaboradores. É uma estruturação que impacta diretamente no planejamento de vida e carreira desse colaborador, por isso deve ter um olhar muito cuidadoso e alinhado, claro, à estratégia da empresa.
Texto escrito por Joana Amaral – Consultora Sênior da Peers Consulting
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