5 dicas para assumir de vez o controle financeiro do seu negócio

Uma empresa não pode ser saudável sem estar com as finanças em dia. A gestão financeira é primordial para qualquer negócio. Nesse sentido, é imprescindível conhecer o fluxo de caixa para poder tomar melhores decisões de compras, investimentos, expansão e até mesmo de retração.

O erro mais comum dos empreendedores é não separar as contas de pessoa física e pessoa jurídica. Muitos acreditam que empreender é fácil e que são donos de toda a receita gerada pelo negócio. Não caia nesse raciocínio! O dinheiro do caixa é da empresa e deve ser destinado para mantê-la.

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O equilíbrio financeiro faz o negócio crescer, gerar mais renda, caixa e emprego. Assim, é possível saber se uma conta pode ser paga à vista ou se terá que ser parcelada; se há condições para aumentar o quadro de colaboradores; dar um desconto de acordo com a margem de lucro da empresa; ou pensar numa expansão de espaço.

Enfim, toda decisão de um empreendimento deve ser baseada levando em consideração as finanças. Fazer dívidas em curto prazo sem entender como funciona o fluxo de caixa e comprometer a operação financeira da empresa é outro equívoco frequente.

Também não é recomendável confiar a qualquer pessoa o controle financeiro de um empreendimento – o ideal é adotar um software para o controle fiscal, de caixa e de estoque. Há algumas plataformas excelentes no mercado que desempenham esse papel, os ERPs.

Para negócios que vendem produtos, por exemplo, há o ERP Maestro, da empresa iWert, que controla o fluxo financeiro, a entrada e a saída do estoque, faz a emissão das notas fiscais e conta com excelente usabilidade, além de custo acessível.

Já para empreendimentos que fornecem serviços, o sistema da Meu Simples é muito eficaz, com processos automatizados e dashboard completo para a gestão.

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Confira as dicas para garantir uma gestão financeira adequada para o seu negócio

1. Saiba identificar custos fixos e variáveis
   Basicamente, custos fixos são os gastos que permanecem constantes, independentemente de aumentos ou diminuições na quantidade produzida e vendida. Fazem parte da estrutura do negócio. São gastos sempre presentes na empresa, havendo produção ou não. Já os custos variáveis são aqueles que variam de acordo com a quantidade produzida ou vendida, na mesma proporção.
2. Elabore um planejamento financeiro eficiente
   É fundamental organizar em uma planilha as receitas e as despesas, fazendo um orçamento para ter o controle do que foi orçado versus o que foi realizado. Se for o caso, separe as receitas por tipo de produto/serviço. Nas despesas, divida por setor ou por tipo. Coloque todas as receitas fixas, mesmo que mudem o valor mês a mês. Nesse caso, adote uma média. Não esqueça de provisionar folha de pagamento com décimo terceiro e férias, além dos dissídios.
   As despesas variáveis precisam ser adequadas conforme a previsão de vendas, com expectativa de despesa provisionada para entender o equilíbrio financeiro e o quanto pode gastar de acordo com a quantidade vendida e recebida. Em caso de inadimplência, estabeleça um fluxo de cobrança, que proteja o caixa.
3. Entenda o fluxo de caixa e separe a conta PJ da pessoal
   O primeiro passo para o controle financeiro é separar as receitas e despesas da empresa e do proprietário. O empreendedor deve ter em mente que ele deve receber um pró-labore baseado no fluxo de caixa e que o valor apenas pode ser pago se todas as contas estão em dia e se o reinvestimento necessário para manter a empresa rodando foi feito.
4. Desenvolva estratégias para reduzir gastos desnecessários
   É importante conhecer o seu negócio, entender todos os processos da companhia e ter o mapeamento de gargalos e falhas que podem ser corrigidas. O uso da tecnologia para automatizar processos é essencial; ajuda no aumento da eficiência e redução de custos. É preciso saber o quanto vale conquistar um novo cliente, manter e aumentar a base sem impactar os custos na mesma proporção; estar atento às tendências do mercado também é fundamental. O empreendedor é o leme do negócio; ele direciona a empresa para onde há ventos favoráveis.
5. Conheça as métricas financeiras mais relevantes
   Vendas x faturamento x recebimento: avalia o total vendido, se as vendas têm gerado faturamento e o quanto o rendimento está trazendo de receita, de geração de caixa.
   Inadimplência: analisa a quantia faturada, o valor que não está sendo pago e como sanar/minimizar o problema.
   Custo da mercadoria vendida ou do serviço prestado: entender o custo de aquisição de um cliente e o preço para mantê-lo e atendê-lo é essencial para precificar e ter lucro.
   Orçado x realizado: é fundamental ter um planejamento de onde quer chegar e como está sendo o caminho para ir melhorando a rota durante o percurso.
   Churn e NPS: é preciso saber quantos clientes entram para sua base, quantos saem e o motivo de saírem para fazer as correções necessárias no atendimento e deixar de perder outros clientes pelas mesmas razões.
   Máquina de vendas e funil de vendas: como a empresa ganha dinheiro? Como gera leads, que geram contratos? Qual a melhor forma de vender, a mais eficiente e que custa menos? Qual o tempo de venda para que possa fazer uma previsão correta de fluxo de caixa? É essencial responder essas perguntas para manter o setor financeiro saudável.

Ana Paula Debiazi, CEO da Leonora Ventures, corporate venture builder catarinense que tem a missão de impulsionar o crescimento de startups que atuam com tecnologias inovadoras no setor de varejo, logística e educação.